Imatelji arhivskoga i registraturnog gradiva – smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova. Stvaratelji arhivskoga i registraturnog gradiva – smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje. Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i registraturnoga gradiva Stvaratelja/Imatelja obavlja nadležni državni arhiv te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe Stvaratelja/Imatelja odgovorne i zadužene za gradivo.
Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu
- dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim
- pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva
- redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva
- pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja
- osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a zaduženog djelatnika u pismohrani koji mora položiti ispit za djelatnike u pismohranama
- predati arhivsko gradivo u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje
- novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođu dužni su pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed
- dostaviti nadležnom arhivu popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduju
- donijeti Pravilnik o zaštiti i obradi kojima uređuju sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva te Poseban popis (popis trajnog gradiva i gradiva ograničenog roka čuvanja) koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja
- izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom