Javno arhivsko gradivo dostupno je od njegova nastanka ako zakonom nije određeno drugačije.

Javno arhivsko gradivo za koje je na temelju zakona utvrđeno ograničenje dostupnosti mogu koristiti samo ovlaštene osobe sukladno propisima kojima je ograničena dostupnost gradiva.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke

Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka ako drugim zakonom nije određeno drukčije.

Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka navedenog roka ako je na temelju zakona kojima se ureduje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti, odnosno koje onemogućuju uvid u klasificirane podatke.

Javno arhivsko gradivo od značenja za nacionalnu sigurnost RH

Javno arhivsko gradivo koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se ureduje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata, industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka.

Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka navedenog roka ako je na temelju zakona kojima se ureduje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži osobne podatke

Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 100 godina od rođenja osobe na koju se osobni podatak odnosi ili nakon smrti osobe na koju se osobni podatak odnosi. Ako datum rođenja i datum smrti osobe nisu poznati ili je njihovo utvrđivanje povezano s nerazmjernim teškoćama i troškovima, osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 70 godina od nastanka tog gradiva. U slučaju davanja na korištenje javnog arhivskog gradiva koje sadrži osobne podatke prije isteka navedenih rokova, Državni arhiv u Virovitici poduzet će potrebne tehničke mjere radi prikrivanja identiteta osobe na koju se osobni podaci odnose (anonimizacija), a korisnik će potpisati izjavu kojom se obvezuje da neće otkriti identitet osobe na koju se osobni podaci odnose ako mu je poznat na temelju dostupnih podataka.

Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje prije navedenih rokova:

–          ako korištenje arhivskog gradiva zahtijeva osoba na koju se gradivo odnosi ili osoba koju ona ovlasti;

–          ako je od nastanka namijenjeno javnosti;

–          ako je osobni podatak osobe na koju se odnosi već postao dostupan javnosti ili je općepoznat;

–          ako na to pristane osoba na koju se osobni podatak odnosi;

–          ako je osoba na koju se osobni podatak odnosi sama ili putem druge osobe objavila taj podatak.

Osobni podaci osobe koja je do 30. svibnja 1990. obnašala javne dužnosti ili bila pripadnik ili suradnik službe sigurnosti dostupni su bez ograničenja u dijelu koji se odnosi na obavljanje te javne dužnosti, odnosno službe. Svaka takva osoba čiji se osobni podaci nalaze u javnom arhivskom gradivu ima pravo o gradivu koje se na nju odnosi dati pisanu izjavu kojom osporava istinitost ili potpunost svojih osobnih podataka uz navođenje arhivskog fonda i arhivskog gradiva na koje se izjava odnosi, koju je Državni arhiv u Virovitici dužan dati na uvid svakom korisniku toga javnog arhivskog gradiva.

Privatni arhivi i drugi posjednici privatnog arhivskog gradiva upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva dužni su utvrditi uvjete korištenja njihova arhivskoga gradiva.

Za privatno arhivsko gradivo kojem je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra glede dostupnosti primjenjuju se odgovarajuće odredbe propisa o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara.